Ausfallmanagement automatisieren: Ein Praxisbeispiel aus der Bäckerei
Eine Filialbäckerei hat ihre Ersatzsuche bei Krankmeldungen automatisiert: Fällt jemand aus, fragt ein System passende Kolleginnen per SMS und WhatsApp an. Statt einer Stunde Telefonieren ist die Lücke im Schnitt nach unter 20 Minuten geschlossen – ohne dass die Bereichsleitung eingreifen muss.
Ausgangslage
Zwölf Filialen, rund 90 Mitarbeitende, viele in Teilzeit. Die Schichten beginnen um 5:30 Uhr. Krankmeldungen kamen per WhatsApp an die Bereichsleitung, die dann eine Liste abtelefonierte – oft noch vor dem eigenen Frühstück.
An schlechten Tagen blieb eine Filiale bis zum Mittag unterbesetzt. Die Bereichsleitung verbrachte nach eigener Schätzung fünf bis acht Stunden pro Woche mit Nachbesetzungen.
Die Lösung
Krankmeldungen gehen jetzt an eine zentrale Nummer. Das System erkennt die betroffene Schicht, prüft im Personalprogramm, wer qualifiziert ist und noch Stunden frei hat, und fragt die Kandidaten nacheinander an. Die erste Zusage gewinnt, der Plan aktualisiert sich, die Filiale wird informiert.
Umgesetzt wurde das mit einer spezialisierten Lösung zur automatisierten Ersatzsuche bei Personalausfällen, die an die vorhandene Personalsoftware angebunden ist.
Ergebnisse nach drei Monaten
- Durchschnittliche Zeit bis zur Nachbesetzung: unter 20 Minuten
- Zeitersparnis der Bereichsleitung: etwa sechs Stunden pro Woche
- Spürbar weniger unterbesetzte Vormittage
- Positive Rückmeldung der Mitarbeitenden: faire, transparente Anfragen statt Druck am Telefon
Was andere Betriebe daraus lernen können
Klare Regeln vorab festlegen: Wer darf welche Schicht übernehmen? Wie viele Anfragen pro Woche sind zumutbar? Und: das Team früh einbeziehen. Mehr zum Thema in KI im Personalwesen.